Ces informations aideront les associations membres à apprendre à utiliser la fonctionnalité de création de rapports. Les rapports vous permettent de produire des rapports sur vos membres qui peuvent être sauvegardés pour être exécutés à nouveau à tout moment, ou exportés dans Excel.
1. Accès aux rapports
Une fois connecté, cliquez sur l’option « Rapports ».
2. Gestionnaire de rapports
Sous la Tab "Gens" choisissez entre les deux options:
- Bâtir un rapport
- Exécuter un rapport
"Bâtir" un rapport vous permet de créer votre propre rapports. "Exécuter un rapport" vous permets d’exécuter un rapport crée par default ou précédemment enregistré.
3. "Advanced People (My Level)"
En sélectionnant «Personnes avancées (Mon niveau)», vous pouvez définir vos propres paramètres pour la création du rapport sur tout membre dans votre club. Pour continuer, sélectionnez 'Bâtir'.
4. Personnes de niveau avancé (inférieur à mon niveau)
En sélectionnant "Personnes avancées (en dessous de mon niveau)", vous pouvez définir vos propres paramètres pour établir des rapports sur tout rôle de membre au sein d'une organisation en dessous de l'association membre (les clubs par exemple). Pour continuer, sélectionnez "Bâtir".
Champs de rappport
Les champs de rapport sont séparés en 7 categories:
- Détails personnels
- Enregistrements
- Coordonnées
- Identifications
- Autres domaines
- Transaction
- Types de certification
Les champs à sélectionner dépendent du type de rapport que vous tentez d'extraire.
Par exemple, si vous voulez savoir combien de joueuses vous avez le Club pour la saison en cours, vous devez sélectionner certains des champs figurant sous "Détails personnels" et "Enregistrement".
Si vous souhaitez également fournir un rapport sur le numéro de téléphone et l'adresse e-mail, vous aurez également besoin des champs trouvés sous les « Coordonnées ».
5. Sélectionnez les champs obligatoires
Pour sélectionner les champs dont vous avez besoin pour le rapport, cliquez sur la « case à cocher » à côté de chaque nom de champ. Lorsque vous sélectionnez le champ, ils s'afficheront alors sous « Champs sélectionnés » à droite de la page.
Pour réorganiser les champs, cliquez sur le nom du champ sélectionné et faites-le glisser vers la position souhaitée.
6. Recherche spécifique (filtre)
Pour certains champs, vous pouvez spécifier plus en détail ce que vous voulez inclure dans le rapport, par exemple en sélectionnant le sexe comme champ sélectionné, vous pouvez alors spécifier le sexe du rapport en sélectionnant = homme ou femme.
7. Exécuter le rapport
Une fois que vous avez sélectionné les champs parmi les options disponibles, cliquez sur "Exécuter le rapport". Ce rapport s'ouvrira ensuite dans une seconde fenêtre ou un nouvel onglet.
8. Options supplémentaires - Trier
Pour améliorer le rapport, vous pouvez choisir de le "trier" (par exemple par ordre alphabétique des noms de famille ou de l'âge des joueurs, du plus jeune au plus âgé). Pour ce faire, cliquez sur "Trier par" et sélectionnez les options disponibles.
Assurez-vous d'avoir sélectionné le champ que vous souhaitez trier dans le rapport, par exemple le nom de famille.
9. Options supplémentaires - Tri secondaire
Une fois que vous avez sélectionné comment vous souhaitez trier le rapport, vous pouvez également inclure un tri secondaire.
10. Options supplémentaires - Regroupement
Pour améliorer la visualisation du rapport, vous pouvez choisir de "grouper" le rapport afin qu'il soit divisé en deux catégories sur le même rapport, par exemple "sexe" afin que tous les joueurs masculins soient regroupés et que les joueuses soient également regroupées dans le rapport.
11. Exécuter le rapport
Une fois que les options de tri et de regroupement ont été sélectionnées (si nécessaire), cliquez sur "Exécuter le rapport". Pour modifier les sélections du rapport, cliquez sur "Retour à la configuration".
12. Sauvegarder un rapport
Les rapports qui seront exécutés régulièrement peuvent être enregistrés afin de les reproduire d'un simple clic.
Pour enregistrer un rapport, sélectionnez les champs que vous souhaitez inclure dans le rapport, assurez-vous que la sortie est réglée sur "Afficher", cliquez sur "Exécuter le rapport", puis sur "Enregistrer le rapport
Entrez le nom du rapport ou remplacez le rapport existant. Cliquez sur "Enregistrer".
13. Exécuter un rapport enregistré
Pour exécuter un rapport enregistré, retournez au gestionnaire de rapports en cliquant sur "Rapports" dans le menu. Les rapports enregistrés se trouvent dans la liste "Exécuter un rapport". Cliquez sur "Exécuter" pour lancer le rapport.
14. Modifier un rapport enregistré
Pour modifier un rapport enregistré, retournez dans le gestionnaire de rapports en cliquant sur "Rapports" dans le menu. Les rapports enregistrés se trouvent dans la liste "Exécuter un rapport".
Sélectionnez le rapport que vous souhaitez modifier et cliquez sur "Modifier". Vous pouvez alors ajouter ou supprimer des champs à ce rapport et cliquer sur "Enregistrer le rapport" pour conserver les modifications que vous avez apportées au rapport. Pour remplacer le fichier existant lors de l'enregistrement, sélectionnez le rapport dans la liste déroulante Remplacer le rapport existant. Pour créer un nouveau fichier, ajoutez un nouveau nom et cliquez sur "Enregistrer".
15. Rapport recommandé
La fonctionnalité Rapports vous permet d'exécuter des rapports sur les membres qui se sont inscrits dans votre association ou dans des organisations inférieures à l'association membre. Un bon rapport à exécuter pour voir quels membres ont été enregistrés pour la saison en cours serait le suivant :
- Cliquez sur "Rapports" dans le menu
- Sous "Gestionnaire de rapports", cliquez sur "Créer un rapport".
- Pour "Personnes avancées (mon niveau)", cliquez sur "Créer".
- Sous "Détails de la personne", sélectionnez les champs suivants
- Numéro d'identification national
- Prénom
- Nom de famille
- Date de naissance
- le sexe
- Sous "Enregistrements", sélectionnez les champs suivants
- Rôle
- Niveau
- Statut
- Période d'inscription
- Appliquer un filtre à la "période d'inscription", afin qu'elle corresponde à la saison en cours.
Cliquez sur "Exécuter le rapport" pour voir toutes les personnes qui se sont inscrites à l'organisation ou au niveau que vous avez sélectionné pour la saison en cours.
Vous pouvez modifier le rapport pour y inclure plus ou moins de champs, par exemple en incluant les adresses électroniques pour pouvoir envoyer un courriel à tous les membres actifs, ou en filtrant également par rôle si nécessaire.